Objectifs de la politique

Encadrer la collecte, la conservation, la divulgation et la sécurité des renseignements personnels des membres du Club Vélo Portneuf.
S'assurer de protéger les renseignements personnels en mettant en place des mesures de sécurité appropriées.
Recueillir et conserver les informations personnelles en respectant les exigences de la loi 25.

Définitions :

Renseignements personnels

Selon la Commission d'accès à l'information du Québec, « Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l'identifier. Ils sont confidentiels. Sauf exceptions, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée ».

Consentement

Un consentement est demandé pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels. Ce consentement peut être donné seulement via le formulaire d'inscription sur le site Internet du club.

Non seulement le membre du Club Vélo Portneuf doit consentir à la collecte et au traitement de ses renseignements personnel, il doit aussi être informé des fins visées par la collecte. Ces fins ne peuvent être changées sans obtenir à nouveau le consentement du membre.

Obligations du Club Vélo Portneuf

Désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels et publier son titre et ses coordonnées sur le site Internet.
En cas d'incident de confidentialité, prendre rapidement des mesures afin de diminuer le risque qu'un préjudice soit causé aux personnes concernées. Tenir un registre de tous les incidents. Aviser la Commission et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice.
Publier la politique de gestion des renseignements personnels en termes simples et clairs sur le site Internet et informer les membres de tout changement à celle-ci.

Collecte des renseignements

Les renseignements personnels sont transmis au responsable du Club Vélo Portneuf via le formulaire d'inscription sur le site Internet.

Il est de la responsabilité du membre de maintenir à jour les renseignements personnels en avisant la personne responsable de tout changement.

Renseignements personnels collectés :

Prénom, nom
Adresse postale
Adresse courriel
Sexe (à des fins de statistique)
Date de naissance (à des fins de statistique)
Numéro de téléphone

Nous collectons aussi les renseignements personnels d'une personne à contacter en cas d'urgence, il s'agit :

Prénom, nom
Numéro de téléphone

Utilisation des renseignements

Pour communiquer avec les membres toute information en relation avec les activités du Club Vélo Portneuf.
À des fins de statistiques.
Pour communiquer avec la personne à contacter en cas d'urgence identifée par le membre.
Les renseignements personnels ne sont jamais divulgués à des tiers ou des partenaires sans le consentement explicite du membre.

Consultation et communication

Les renseignements personnels peuvent être consultés à l'interne du Club par :

Le responsable de la protection des renseignements personnels.
L'administrateur responsable de la collecte et de la mise à jour des renseignements personnels.
L'administrateur responsable de la collecte des statistiques de présence aux randonnées.
Tout autre membre du CA dans le cadre de leurs tâches ou fonctions.

Conservation et protection des renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis sont protégés contre la perte ou le vol, l'accès, l'utilisation ou la communication non autorisés, la modification ou la destruction, par des mesures administratives, techniques et physiques appropriées de sécurité et de protection, telles que :

Journalisation de toutes les modifications apportés aux données.
Une copie de sécurité effectuée automatiquement à chaque nuit.

Destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont détruits après 10 années de non renouvellement de l'abonnement d'un membre.
Un membre est en droit de demander la destruction de ses renseignements personnels lors de son retrait du Club Vélo Portneuf.
Un membre est en droit de demander que seulement les renseignements nécessaires pour communiquer avec lui soient conservés.